Implementatie van computer en

techniek

Stan’s artikel: “Vanzelfsprekend?”

Door Stan van Gemert

Afscheidsavond groep 8

Gisterenavond nam mijn zoon deel aan zijn afscheidsavond van groep 8 van de lagere school. Er was een groots, bijna twee en een half uur durend toneelstuk georganiseerd. Vol passie, emotie en humor wist deze bijzondere en hechte groep de show op te voeren. Een grootse prestatie in een naturel omgeving met alleen ondersteuning van begeleidende muziek, ondanks de mogelijkheden die de techniek tegenwoordig kan bieden. Aan het einde vloeide er diverse traantjes. Ik was blij dat ik bij deze afscheidsavond aanwezig mocht zijn.

Flashback

De onvermijdelijke flashbacks kwamen naar voren. Het lijkt ergens nog zo kort geleden dat ikzelf een toneelstukje voor alle ouders aan het einde van de zesde klas opvoerde. Een platenspeler speelde een singeltje van André van Duin af terwijl wij ons best deden om te playbacken en gekke gezichten te trekken. Feitelijk een vergelijkbare setting maar wat was de tijd anders!

Bijsluiter

Tegenwoordig hebben nog maar weinig kinderen van een platenspeler gehoord. Omgekeerd kon ik in die tijd niet vermoeden dat er ooit iets als CD spelers of iPods zouden bestaan. Waar nu iPad-klassen bestaan en standaard veel op de computer wordt gewerkt, kwamen wij op school niet verder dan pen en papier. Computer en techniek zijn werkelijk op alle niveaus in onze samenleving geïntegreerd geraakt. Mijn zoons leren eigenhandig omgaan met de moderne techniek, het heeft voor hen immers altijd al bestaan. Het lijkt dan ook allemaal automatisch te gaan en gezien te worden als een vanzelfsprekendheid. “Onze generatie” heeft de techniek ingevoerd en ontwikkeld zien worden en heeft er op latere leeftijd mee leren omgaan. Lang niet altijd vergezeld van een “bijsluiter”.

Bijwerkingen

In de jaren negentig maakte de computer in het bedrijfsleven een serieuze opmars. De ‘sky’ leek de ‘limit’, maar tegelijkertijd waren er vele beperkingen bij het gebruik van de computers en de computer programma’s. Veel processen in organisaties werden hierbij ingericht aan de hand van de beperkingen van de automatisering. De organisatie leek in dienst te staan van de automatisering in plaats van andersom en de werkwijze werd gedicteerd door de techniek. Een vanzelfsprekend voorbeeld is de introductie van de e-mail. Wij leerden e-mail te gebruiken als een geweldig en “vanzelfsprekend middel” om te kunnen communiceren in de afwezigheid van de ander. E- mailcommunicatie werd op zijn beurt ook een vanzelfsprekendheid. Wie had echter kunnen voorspellen dat er zaken als e-mails stress, infomania, ‘continuous partial attention syndrome’, ‘attention deficit trait’ en allerlei andere “bijwerkingen” zouden kunnen ontstaan? Agenda’s begonnen door de toegezonden e-mails op een ‘last in first out’ basis geprioriteerd te worden; ‘you’ve got new mail...’. Het hebben van een lege mailbox werd een doel op zich, maar strookt dit wel met de doelstellingen van de organisatie? Een niet vanzelfsprekend probleem als gevolg van de introductie van techniek. Ook deze dagen is het een probleem en toch wordt dit probleem lang niet overal (h)erkend.

Vanzelfsprekend of toch niet?

De technologie dient in dienst te staan van de organisatie, van de mensen en van de bedrijfsprocessen. De technologie dient ondersteuning te bieden en die informatie aan te leveren die benodigd is om de organisatie effectief te kunnen runnen. De techniek dient zich aan te passen aan de organisatie en niet andersom. Dit lijkt een vanzelfsprekendheid als dit zo gesteld wordt maar toch is dit op zijn minst vanzelfsprekend. Naast recente gepubliceerde voorbeelden in de media, zie ik zelf ook regelmatig voorbeelden van deze niet vanzelfsprekendheid de revue passeren. Gevolgen zijn onder meer klagende medewerkers over de opgelegde werkwijze, verwerkingsprocessen die veel meer tijd kosten en het opvragen van informatie dat moeizaam verloopt. Er zijn vele oorzaken te noemen. Deze variëren van het implementeren van verouderde specificaties, software en hardware die niet voldoen tot mismanagement. In maatwerkprojecten zie je vaak dat eindgebruikers niet goed worden betrokken bij het project en dat er te weinig communicatie plaats vind met de klant. Softwareontwikkelaars denken vaak de requirements van de eindgebruikers te begrijpen maar gaan met hun vanzelfsprekende technische visie aan de slag. Ook wordt er regelmatig begonnen met het selecteren van een softwarepakket; een vanzelfsprekendheid vanuit de directie.

Niet vanzelfsprekend; consequenties en

paradoxen

Hoe vanzelfsprekend tegenwoordig een computer, de beschikbare techniek, de software alsook de (game)devices in de ogen van de jeugd ook is, de implementatie van computer software en techniek is dit niet. Zoals in het eerder genoemde e-mail voorbeeld, iedereen weet hoe hij moet e-mailen maar tegelijkertijd weet bijna niemand hoe hij correct met e-mail moet omgaan. Dit eenvoudige gegeven leidt tot een aantal paradoxen: 1 . Doordat e-mail zo efficiënt is, is e-mail niet efficiënt; 2 . Door het zenden van informatie ter informatie, informeer je niet; 3 . Nooit eerder hebben we zo snel zoveel informatie kunnen opzoeken, maar nog nooit zijn we zo slecht geïnformeerd geweest als vandaag; 4 . We doen minder omdat we proberen zoveel als mogelijk te doen; 5 . Door het streven naar meer productiviteit wordt productiviteit opgeofferd.

Goed kan beter

Sinds de lagere school is er veel, heel veel veranderd. Ik neig te zeggen veel ten goede echter ook goed kan beter. Computers worden tegenwoordig als een vanzelfsprekendheid gezien, echter is de omgang met computers en software lang niet altijd vanzelfsprekend. Soms wordt een applicatie verkeerd aangewend, soms voldoet een applicatie simpelweg niet, soms kan er niet goed door de gebruiker met een applicatie gewerkt worden. Deze zaken kunnen leiden tot stress, demotivatie, inefficiënt werken en kan een serieuze impact hebben op klanten en leveranciers. Ook al lijkt een organisatie goed te functioneren, als deze zaken geadresseerd worden en er een bewustwording wordt gerealiseerd, kan het nog beter.